Ochrana osobních údajů

INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ (OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ) Tento dokument vysvětluje, jak web rusticor-rent.cz a půjčovna Rusticor RENT zpracovávají osobní údaje zákazníků a návštěvníků webu. Postupujeme podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů. 1. KDO VAŠE ÚDAJE ZPRACOVÁVÁ (SPRÁVCE) Bc. Lucie Beníček, podnikající pod označením Rusticor RENT se sídlem Bystrc č. ev. 661, 635 00 Brno IČO: 09735526 e-mail: info@rusticor-rent.cz telefon: +420 736 209 354 (dále jen „správce“ nebo „my“) Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali, protože nám tato povinnost nevzniká. Ve všech záležitostech ochrany osobních údajů nás kontaktujte na výše uvedeném e-mailu. 2. JAKÉ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME 2.1. Identifikační a kontaktní údaje: - jméno a příjmení, - e-mail a telefon, - u firem název firmy, IČO a DIČ, - fakturační adresa a adresa doručení, - kontaktní údaje osoby, která za vás vybavení převezme, pokud nám je sdělíte. 2.2. Údaje o objednávkách a smlouvách: - poptávané a pronajaté položky, termíny a ceny, - nabídky a záznam o jejich schválení, tedy čas schválení, IP adresa a identifikace prohlížeče, - poznámky, které nám napíšete, a požadavky na změny, - prohlášení o odstoupení od smlouvy, včetně jména, e-mailu pro potvrzení a data a času jeho přijetí, - datum a doklad skutečného převzetí zakoupeného zboží a údaje o jednotlivých oznámených odstoupeních od vybraných zakoupených položek a množství, - předávací a vratné protokoly, protokoly o škodě a fotodokumentace stavu vybavení, - vydané doklady. 2.3. Platební údaje: - přijaté a vrácené platby, jejich účel a variabilní symbol, - údaje z bankovního výpisu potřebné ke spárování platby, zejména číslo účtu a jméno plátce. Údaje o platebních kartách nezpracováváme. 2.4. Údaje zákaznického účtu: - přihlašovací e-mail, - heslo, které ukládáme pouze ve formě jednosměrného kryptografického hashe (nikoli v čitelné podobě), - údaje o ověření e-mailu a obnově hesla. 2.5. Komunikace: e-maily, které si s vámi vyměníme, a automatická oznámení o stavu objednávky. 2.6. Technické údaje: - IP adresa a identifikace prohlížeče v bezpečnostních a provozních záznamech serveru, - údaje uložené v cookies (viz článek 8), - obsah košíku, tedy zvolené položky a termín, - pokud udělíte souhlas, údaje o používání webu získané nástrojem Google Analytics: náhodný identifikátor prohlížeče, navštívené stránky, odkud jste na web přišli, typ zařízení a prohlížeče, přibližná poloha na úrovni země nebo města a odeslání poptávky (viz odstavec 3.8 a článek 8). 3. PROČ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME A NA JAKÉM PRÁVNÍM ZÁKLADĚ 3.1. Vyřízení poptávky, uzavření a plnění smlouvy Údaje používáme k tomu, abychom: - posoudili poptávku a připravili nabídku, - uzavřeli smlouvu, - vybavení předali, dopravili, převzali zpět a zkontrolovali, - vyřídili platby, kauci, škody a reklamace, - informovali vás o stavu objednávky. Právní základ: plnění smlouvy a provedení opatření před jejím uzavřením na vaši žádost (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Bez těchto údajů nemůžeme poptávku vyřídit ani smlouvu uzavřít. 3.2. Vedení zákaznického účtu Právní základ: plnění smlouvy o zřízení a užívání účtu (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). 3.3. Plnění zákonných povinností Údaje zpracováváme také proto, že nám to ukládají zákony. Jde zejména o: - vedení účetnictví a daňové evidence, - uchovávání dokladů, - vyřizování reklamací a uplatněných práv spotřebitele, - poskytnutí součinnosti orgánům veřejné moci. Právní základ: plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR). 3.4. Ochrana našich práv a doložení uzavření smlouvy Uchováváme záznamy o tom, kdy a jak byla smlouva uzavřena, které verzi obchodních podmínek odpovídala, jaký byl stav vybavení a jak proběhly platby. Tyto záznamy můžeme použít při vymáhání pohledávek, řešení škod a obraně proti nárokům. Právní základ: náš oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). 3.5. Bezpečnost webu a prevence zneužití Vedeme bezpečnostní a provozní záznamy, omezujeme opakované pokusy o přihlášení a hromadné odesílání formulářů a vedeme auditní záznamy o změnách v systému. Právní základ: náš oprávněný zájem na zabezpečení služby (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). 3.6. Obchodní sdělení Newslettery ani jiná obchodní sdělení nezasíláme. Posíláme pouze provozní e-maily související s vaší objednávkou nebo účtem. Pokud bychom v budoucnu chtěli obchodní sdělení posílat, budeme postupovat podle zákona č. 480/2004 Sb. a předem vás požádáme o souhlas tam, kde to zákon vyžaduje. 3.7. Automatizované rozhodování a profilování Web automaticky kontroluje skladovou dostupnost, počítá orientační ceny a hlídá smluvní lhůty. Konečnou nabídku připravuje obsluha; neprovádíme profilování zákazníků pro určování jejich bonity ani personalizaci cen. Případné ukončení rezervace při nezaplacení se řídí sjednanými podmínkami a můžete je s námi řešit. Údaje z měření návštěvnosti (odstavec 3.8) vyhodnocujeme jen jako souhrnné statistiky a nepoužíváme je k rozhodování o jednotlivých zákaznících. 3.8. Měření návštěvnosti (Google Analytics) Pokud k tomu dáte souhlas v liště „Cookies na tomto webu“, měříme pomocí nástroje Google Analytics 4, jak se web používá: které stránky a produkty si lidé prohlížejí, odkud na web přicházejí a kolik z nich odešle poptávku. Výsledky používáme k tomu, abychom web a nabídku zlepšovali. - Měření se spustí až po vašem souhlasu. Bez souhlasu se do Googlu nic neodesílá. - Měříme jen veřejné stránky e-shopu (katalog, produkty, košík, objednávka a právní texty). Zákaznický portál, přihlášení, obnovu hesla ani administraci neměříme. - V Google Analytics máme vypnuté Google signály, personalizaci reklam a sdílení dat se společností Google pro její vlastní účely. Údaje nepropojujeme s vaším jménem, e-mailem ani zákaznickým účtem. Právní základ: váš souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích). Souhlas je dobrovolný a můžete jej kdykoli odvolat odkazem „Nastavení cookies“ v patičce webu. Odvolání nemá vliv na zákonnost měření před ním. Pokud souhlas nedáte, web funguje stejně. 4. JAK DLOUHO ÚDAJE UCHOVÁVÁME 4.1. Údaje k poptávce, ze které smlouva nevznikla, uchováváme nejdéle 3 roky od jejího ukončení. Poté je posoudíme a odstraníme. Déle je uchováme jen tehdy, pokud jsou potřebné k ochraně našich práv. 4.2. Smluvní záznamy, tedy identifikační a fakturační údaje, nabídky, protokoly, účetní a daňové doklady a informace o platbách uchováváme po dobu trvání smlouvy a po jejím skončení v rozsahu nezbytném pro konkrétní účel: - účetní a daňové doklady po dobu stanovenou příslušnými předpisy pro daný druh dokumentu; různé druhy dokladů mohou mít odlišné zákonné lhůty, - důkazy o uzavření a plnění smlouvy, vyúčtování, škodách a reklamacích po dobu nezbytnou k uplatnění nebo obraně právních nároků, zpravidla po dobu příslušných promlčecích lhůt; v odůvodněných případech déle, pokud běží řízení nebo právní povinnost. Po odpadnutí důvodu uchování údaje odstraníme nebo anonymizujeme; údaje nepotřebné pro uvedené účely neuchováváme automaticky po maximální možnou dobu. 4.3. Provozní údaje u objednávky bez zákaznického účtu (kontaktní e-mail a telefon, poznámky, historii provozních e-mailů a přístupové odkazy) posoudíme a odstraníme po uplynutí 3 let od úplného vypořádání objednávky. To neplatí, pokud je potřebujeme k vyřešení otevřeného nároku nebo sporu. 4.4. Údaje zákaznického účtu uchováváme po dobu trvání účtu. Po jeho zrušení se s údaji o objednávkách nakládá podle odstavců 4.2 a 4.3. 4.5. Provozní a bezpečnostní záznamy serveru uchováváme po dobu nezbytnou pro provoz, řešení incidentů a ochranu služby; běžná doba uchování se řídí nastavením serveru a hostingu. Aplikace umožňuje nastavit uchovávání lokálních databázových a mediálních záloh; výchozí konfigurace je 14 dní. Pokud je aktivováno externí zálohování, jeho retenční doba se nastavuje samostatně (výchozí hodnota 14 dní). Údaje obsažené v zálohách se mažou při jejich rotaci; zálohy se nepoužívají pro běžné provozní vyhledávání údajů. Auditní záznamy související s právně významnými úkony uchováváme s příslušnými smluvními a dokladovými záznamy, pokud je to nezbytné a zákonné. 4.6. Údaje o obsahu košíku jsou svázány s cookie košíku nebo s vaším účtem. Neobsahují kontaktní údaje. 4.7. U uživatelských a událostních dat v Google Analytics nastavujeme uchování na 14 měsíců. Toto nastavení se nevztahuje na standardní agregované přehledy. Analytické cookies ve vašem prohlížeči platí nejdéle 13 měsíců. Po odvolání souhlasu je z prohlížeče odstraníme. Záznam o vaší volbě (souhlas nebo odmítnutí) uchováváme v prohlížeči 6 měsíců, poté se vás zeptáme znovu. 5. KOMU ÚDAJE PŘEDÁVÁME 5.1. Údaje zpřístupňujeme pouze osobám, které je potřebují k plnění výše uvedených účelů. Jsou to: - WEDOS Internet, a.s., IČO 28115708, Hluboká nad Vltavou: hosting webu a databáze, e-mailové služby a úložiště záloh. Jedná se o zpracovatele, data jsou uložena v datových centrech v České republice. - Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irsko: měření návštěvnosti nástrojem Google Analytics, pouze pokud jste k tomu dali souhlas (zpracovatel). - banka, u které vedeme účet: zpracování plateb (samostatný správce), - orgány veřejné moci (např. finanční úřad, soudy, Policie ČR), pokud nám to ukládá zákon, - právní zástupci nebo inkasní agentury, pokud je to nutné k uplatnění našich nároků. 5.2. S osobami, které pro nás vystupují jako zpracovatelé osobních údajů, zajišťujeme zpracování na základě smlouvy nebo jiného právního aktu splňujícího čl. 28 GDPR. Pokud dodavatel vystupuje jako samostatný správce, jeho zpracování se řídí jeho vlastními právními povinnostmi. 5.3. Údaje zpravidla nepředáváme do zemí mimo Evropskou unii a Evropský hospodářský prostor. Výjimkou je měření návštěvnosti: pokud k němu dáte souhlas, mohou být údaje z Google Analytics zpracovány také mateřskou společností Google LLC v USA. Google LLC je certifikována v rámci EU-US Data Privacy Framework, pro který Evropská komise vydala rozhodnutí o odpovídající ochraně. Smlouva o zpracování se společností Google navíc obsahuje standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí. 5.4. Pokud nám sdělíte osobní údaje jiné osoby, například osoby pověřené převzetím vybavení nebo kontaktní osoby na místě akce, předejte jí prosím odkaz na tento dokument. U těchto osob zpracováváme jen údaje nezbytné pro zajištění předání, dopravy a související komunikaci. Naše vlastní informační povinnosti vůči osobám, jejichž údaje získáme nepřímo, tím nejsou dotčeny; poskytujeme informace v rozsahu a ve lhůtách podle čl. 14 GDPR, pokud se neuplatní zákonná výjimka. 6. JAK ÚDAJE CHRÁNÍME 6.1. Web používá šifrované spojení (HTTPS). Hesla ukládáme pouze v podobě jednosměrného kryptografického hashe. Přístup do administrace je řízen osobními účty a oprávněními podle role; aplikace podporuje vícefaktorové ověřování. Právně významné a bezpečnostní změny zaznamenáváme do auditních záznamů. Zálohy jsou přístupné pouze oprávněným osobám. Kopie databáze a důležitých souborů se před odesláním na oddělené externí úložiště šifrují. 7. VAŠE PRÁVA 7.1. Máte právo: a) na přístup k osobním údajům, tedy získat informaci, zda a jaké údaje o vás zpracováváme, a jejich kopii (čl. 15 GDPR), b) na opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů (čl. 16 GDPR), c) na výmaz údajů, které již nepotřebujeme nebo které zpracováváme neoprávněně (čl. 17 GDPR). Údaje, které musíme uchovávat ze zákona nebo k ochraně svých práv, vymazat nemůžeme. d) na omezení zpracování (čl. 18 GDPR), e) na přenositelnost údajů, které jste nám poskytli a které zpracováváme na základě smlouvy automatizovaně (čl. 20 GDPR), f) vznést námitku proti zpracování založenému na našem oprávněném zájmu (čl. 21 GDPR). Zpracování pak ukončíme, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody, které převažují nad vašimi zájmy, nebo pokud údaje nepotřebujeme k ochraně svých práv. g) podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz. 7.2. Svá práva uplatněte e-mailem na adrese info@rusticor-rent.cz. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. Ve složitých případech můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce, o čemž vás budeme informovat. Abychom údaje nevydali nesprávné osobě, můžeme vás požádat o ověření totožnosti, například odpovědí z e-mailu uvedeného u objednávky. 8. COOKIES A OBDOBNÉ TECHNOLOGIE 8.1. Web používá technicky nezbytné cookies, bez kterých by nefungovalo přihlášení, košík ani zabezpečení formulářů. K jejich použití váš souhlas nepotřebujeme. Analytické cookies Google Analytics použijeme jen tehdy, když k tomu dáte souhlas. Reklamní cookies nepoužíváme. 8.2. Technicky nezbytné cookies: - rusticor-rent-session: udržuje relaci, tedy přihlášení a průběh objednávky. Platí 2 hodiny od poslední aktivity. - XSRF-TOKEN: chrání formuláře před podvrženými požadavky. Platí 2 hodiny od poslední aktivity. - rusticor_cart: náhodný identifikátor košíku, díky kterému se vám košík zachová i po zavření prohlížeče. Platí 90 dní od poslední návštěvy webu. - rusticor_mfa_device: jen u účtů se zapnutým dvoufázovým ověřením a jen pokud při zadání kódu zaškrtnete „Zapamatovat toto zařízení na 30 dní“. Obsahuje náhodný identifikátor zařízení, díky kterému se v tomto prohlížeči nebude vyžadovat ověřovací kód (heslo ano). Platí 30 dní. - rusticor_consent: pamatuje si, zda jste měření návštěvnosti povolili, nebo odmítli, a kdy. Platí 6 měsíců. 8.3. Analytické cookies (jen s vaším souhlasem, viz odstavec 3.8): - _ga: náhodný identifikátor, podle kterého Google Analytics rozliší jednotlivé prohlížeče. Platí nejdéle 13 měsíců. - _ga_<ID>: udržuje údaje o probíhající návštěvě. Platí nejdéle 13 měsíců. Poskytovatelem těchto cookies je Google Ireland Limited. Po udělení souhlasu si prohlížeč v místním úložišti také poznamená, že už bylo odesláno potvrzení konkrétní poptávky, aby se při opětovném načtení stránky nezapočítalo dvakrát. 8.4. Svou volbu můžete kdykoli změnit odkazem „Nastavení cookies“ v patičce webu. Když souhlas odvoláte, měření se zastaví a analytické cookies z prohlížeče odstraníme. 8.5. Cookies můžete v nastavení prohlížeče také kdykoli smazat nebo zablokovat. Bez technicky nezbytných cookies ale nebude fungovat košík ani přihlášení. 9. ZMĚNY TOHOTO DOKUMENTU 9.1. Tento dokument můžeme aktualizovat, například při změně zpracování nebo právních předpisů. Aktuální verze je vždy zveřejněna na webu. Každá verze má označení a datum účinnosti.